Respuesta corta sobre el registro de jornada.
Estas son las obligaciones generales que recoge el texto vigente. El convenio colectivo, un acuerdo de empresa o una regulación sectorial pueden concretar cómo se aplica en cada caso.
- Qué se registra
- La hora concreta de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora.
- Cuánto se conserva
- Cuatro años desde la fecha de cada registro.
- Quién debe poder acceder
- La persona trabajadora, su representación legal y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
- Qué formato exige
- El artículo 34.9 no impone con carácter general una aplicación ni un soporte digital concreto.
Las cuatro obligaciones que debe resolver la empresa.
Registrar cada jornada
El registro debe incluir la hora concreta a la que empieza y termina la jornada. No basta con reproducir el horario teórico del contrato o del calendario laboral.
Organizar y documentar el sistema
Se establece mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa. Si no existe, decide la empresa después de consultar a la representación legal de las personas trabajadoras.
Conservarlo durante cuatro años
La empresa debe poder recuperar los registros del periodo completo y mantenerlos vinculados a la persona y la fecha correspondientes.
Mantenerlo disponible
Los registros deben permanecer a disposición de la plantilla, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
¿El registro debe ser digital?
No con carácter general según el texto vigente en la fecha de revisión. La norma define la información, la organización, la conservación y la disponibilidad del registro, pero no obliga a contratar una aplicación concreta.
La guía del Ministerio de Trabajo contempla sistemas en papel, telemáticos o mixtos siempre que proporcionen información fiable, no manipulable a posteriori y accesible. Por eso el soporte importa menos que la capacidad de demostrar qué ocurrió realmente.
Una hoja editable sin historial, varios archivos contradictorios o días sin registrar pueden complicar esa prueba. Un sistema digital aporta valor cuando reduce olvidos, separa las correcciones del dato original y permite recuperar la información sin reconstruirla manualmente.
El registro horario digital obligatorio no está aprobado.
Conviene separar lo que la norma exige hoy de lo que propone un proyecto en tramitación. En la fecha de revisión de esta guía no hay ningún real decreto de registro de jornada digital publicado en el BOE.
- 30 de septiembre de 2025
El Consejo de Ministros aprueba tramitar por vía urgente un real decreto de registro de jornada digital, separado de la reducción de jornada.
- 23 de marzo de 2026
El Consejo de Estado emite un dictamen contrario y concluye que no procede aprobar el real decreto proyectado. Entre sus objeciones figuran la evaluación insuficiente del impacto económico en las pymes, el rango normativo elegido para imponer determinadas obligaciones, la falta de adaptación a las particularidades sectoriales y las garantías de protección de datos.
- 24 de julio de 2026
Los ministerios de Trabajo y Economía acuerdan aplazar la aprobación para reelaborar el texto. El dictamen del Consejo de Estado no es vinculante, de modo que el Gobierno puede retomar el proyecto con cambios.
Qué significa hoy para una pyme
La obligación vigente sigue siendo la del artículo 34.9: registrar cada jornada, organizar y documentar el sistema, conservarlo cuatro años y mantenerlo disponible. Ningún proveedor puede exigir la contratación de una aplicación amparándose en una norma que todavía no existe. Sí es razonable elegir un sistema que ya resuelva la trazabilidad, la totalización y la exportación, porque son los puntos que cualquier versión del proyecto refuerza.
Qué multa prevé la ley si no hay registro.
Transgredir las normas y los límites legales o pactados en materia de registro de jornada es infracción grave del artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.
- Grado mínimo
- De 751 a 1.500 €
- Grado medio
- De 1.501 a 3.750 €
- Grado máximo
- De 3.751 a 7.500 €
Son los importes que fija el artículo 40.1.b de la misma ley para las infracciones graves. El grado no se elige de forma arbitraria: el artículo 39 lo vincula a circunstancias como la negligencia o intencionalidad, el incumplimiento de requerimientos previos de la Inspección, la cifra de negocios de la empresa y el número de personas trabajadoras afectadas.
Por eso el tamaño de la plantilla afectada influye en el importe final aunque la multa no se calcule persona a persona. El proyecto de real decreto en tramitación planteaba endurecer este régimen; mientras no se publique, el marco aplicable es el descrito.
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Fichar no basta: la jornada hay que totalizarla.
El artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores exige registrar la jornada día a día y totalizarla en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen a la persona trabajadora junto al recibo de salarios correspondiente.
La empresa debe además informar mensualmente a la representación legal de las personas trabajadoras de las horas extraordinarias realizadas. La Audiencia Nacional ha entendido que esta obligación de registro no queda condicionada a que efectivamente se realicen horas extra.
En la práctica esto deja cortos los sistemas que solo guardan marcas de entrada y salida sin acumularlas: si el resumen del periodo hay que reconstruirlo a mano cada mes, el registro cumple a medias.
El teletrabajo no cambia la obligación, cambia el acuerdo.
El artículo 14 de la Ley 10/2021 de trabajo a distancia exige que el sistema de registro horario refleje fielmente el tiempo que se dedica a la actividad laboral, sin perjuicio de la flexibilidad horaria, e incluya el momento de inicio y finalización de la jornada. La obligación es la misma para quien acude cada día al centro de trabajo, para quien teletrabaja y para quien alterna ambas modalidades.
Lo que añade el trabajo a distancia es formalidad. El acuerdo debe constar por escrito y recoger, entre su contenido mínimo, el horario de trabajo con sus reglas de disponibilidad y los medios de control empresarial de la actividad.
Registrar la jornada no habilita una vigilancia más amplia. El artículo 18 de esa misma ley reconoce el derecho a la desconexión digital fuera del horario de trabajo, y cualquier control debe seguir superando las exigencias de necesidad y proporcionalidad de la normativa de protección de datos.
Cómo evaluar un software de control horario para una pyme.
Esta lista no sustituye a la norma ni al convenio. Sirve para comparar herramientas con preguntas concretas y evitar que el fichaje sea solo un botón sin garantías alrededor.
- Registro claro: ¿muestra inicio, fin, descansos y jornada resultante sin obligar a reconstruirlos?
- Correcciones trazables: ¿conserva el dato original, quién corrigió, cuándo y por qué?
- Acceso de la plantilla: ¿cada persona puede consultar y descargar su propio histórico?
- Informes recuperables: ¿permite exportar el periodo solicitado con controles de acceso?
- Conservación: ¿la política y el contrato contemplan los cuatro años exigidos?
- Configuración real: ¿admite jornadas, festivos, cierres y reglas acordes con la organización y el convenio?
- Privacidad: ¿explica qué datos recoge, para qué, quién accede y qué medidas de seguridad aplica?
- Continuidad: ¿puede ficharse sin conexión y queda identificado cómo se sincroniza después?
Lo que pide la ley y lo que hace Kroniq Tempo.
Las dos últimas filas no las resuelve ningún software, y las dejamos marcadas a propósito: contratar una herramienta sin cerrarlas deja el cumplimiento a medias.
| Lo que exige la norma | Cómo lo cubre Kroniq Tempo |
|---|---|
| Registrar cada día la hora concreta de inicio y finalización de la jornada (art. 34.9 ET). | Fichaje en un toque desde el móvil o la web. La hora la asigna el servidor, no el dispositivo. |
| Totalizar la jornada en el periodo fijado para el abono de las retribuciones y entregar copia del resumen (art. 35.5 ET). | Totalización por periodo y justificante de jornada descargable por cada persona. |
| Conservar los registros durante cuatro años. | Conservación de cuatro años y eliminación posterior, salvo bloqueo limitado por obligación o reclamación legal. |
| Mantenerlos a disposición de la plantilla, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo. | Histórico personal para cada persona y exportación a Excel y PDF con control de acceso y trazabilidad. |
| Que la información sea fiable y no manipulable a posteriori (guía del Ministerio de Trabajo). | El dato original no se sobrescribe: cada corrección se guarda como un evento nuevo vinculado al original, con quién, cuándo y por qué. |
| Registrar también la jornada de quien teletrabaja, respetando la desconexión digital (arts. 14 y 18 de la Ley 10/2021). | El mismo fichaje desde cualquier dispositivo, sin geolocalización ni biometría. |
| Organizar y documentar el sistema mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o consulta a la representación legal. | No lo resuelve el softwareLo decide la empresa. Ninguna herramienta puede sustituir ese acuerdo, y quien te diga lo contrario te está vendiendo humo. |
| Cumplir la normativa de protección de datos: minimización, información a la plantilla, accesos limitados y contrato de encargo. | No lo resuelve el softwareResponsabilidad compartida. Aportamos roles por empresa y ausencia de biometría o ubicación; el contrato de encargo se firma antes del alta. |
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Geolocalización y biometría no son requisitos del registro horario.
La obligación de registrar la jornada no exige conocer la ubicación ni utilizar huella dactilar o reconocimiento facial. Si una empresa valora tratamientos adicionales, debe analizar por separado su necesidad, proporcionalidad y base jurídica.
La Agencia Española de Protección de Datos recomienda aplicar minimización, informar a la plantilla, limitar los accesos y definir plazos de conservación. Cuando un proveedor trata los datos por cuenta de la empresa, la relación debe quedar regulada mediante el correspondiente contrato de encargo.
Kroniq Tempo permite fichar sin geolocalización ni biometría. La hora la asigna el servidor y las correcciones se guardan como eventos vinculados al original para conservar el rastro.
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Preguntas frecuentes sobre el registro horario.
¿Es obligatorio el registro horario en España?
Sí. Con carácter general, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a garantizar un registro diario con la hora concreta de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora.
¿Es obligatorio utilizar una aplicación o un registro digital?
No con carácter general según el artículo 34.9 vigente en la fecha de revisión de esta guía. La norma exige el resultado y la organización del registro, pero no impone una aplicación ni un soporte concreto. El convenio, un acuerdo de empresa o una norma sectorial pueden establecer requisitos adicionales.
¿Es ya obligatorio el registro horario digital?
No en la fecha de revisión de esta guía. El real decreto que exigiría llevar el registro en soporte digital no está aprobado ni publicado en el BOE: el Consejo de Estado emitió el 23 de marzo de 2026 un dictamen contrario a su aprobación y en julio de 2026 el Gobierno acordó aplazarla para reelaborar el texto. Mientras eso no cambie, se aplica el artículo 34.9 vigente, que no impone un soporte concreto.
¿Cuánto tiempo debe conservar la empresa los registros?
Cuatro años. Durante ese periodo deben permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
¿Puede servir una hoja de cálculo o un registro en papel?
El soporte no decide por sí solo si un sistema cumple. Debe estar organizado conforme al convenio o acuerdo aplicable, ofrecer información fiable y permitir conservar y poner a disposición los registros. Un sistema editable sin historial puede dificultar acreditar su integridad.
¿La ley obliga a fichar con geolocalización o biometría?
No. El registro de jornada exige documentar el inicio y el final, pero no obliga a usar ubicación, huella dactilar ni reconocimiento facial. Cualquier tratamiento de datos debe superar además las exigencias de necesidad y proporcionalidad de la normativa de protección de datos.
¿Contratar un software basta para cumplir?
No por sí solo. La empresa debe organizar y documentar el registro respetando la negociación colectiva, el acuerdo de empresa o la consulta con la representación legal cuando corresponda, además de configurar el sistema según su jornada, convenio y organización.
¿Qué sanción puede imponer la Inspección por no llevar el registro de jornada?
No llevar el registro de jornada, o transgredir las normas y los límites legales o pactados en esta materia, es infracción grave del artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. Para las infracciones graves, el artículo 40.1.b fija multas de 751 a 1.500 € en grado mínimo, de 1.501 a 3.750 € en grado medio y de 3.751 a 7.500 € en grado máximo.
¿Basta con fichar o hay que totalizar las horas?
Hay que totalizar. El artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores exige registrar la jornada día a día y totalizarla en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen a la persona trabajadora junto al recibo de salarios. La empresa debe además informar mensualmente a la representación legal de las horas extraordinarias realizadas.
¿Hay que registrar la jornada en teletrabajo?
Sí, en los mismos términos. El artículo 14 de la Ley 10/2021 exige que el sistema de registro horario refleje fielmente el tiempo dedicado a la actividad laboral, sin perjuicio de la flexibilidad horaria, e incluya el momento de inicio y finalización de la jornada. El acuerdo de trabajo a distancia debe recoger por escrito el horario, las reglas de disponibilidad y los medios de control empresarial de la actividad.
Fuentes oficiales y criterio de actualización.
Última revisión: 24 de agosto de 2026. Contrastamos esta guía con los textos consolidados disponibles y la actualizamos cuando cambia la normativa o una fuente oficial relevante. El estado de la reforma del registro digital corresponde a esa fecha y puede haber avanzado después. Es contenido informativo general y no sustituye el asesoramiento laboral o jurídico aplicable a cada empresa.
- Estatuto de los Trabajadores — artículos 34.9 y 35.5 (BOE)
- Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social — artículos 7.5, 39 y 40 (BOE)
- Ley 10/2021, de trabajo a distancia — artículos 7, 14 y 18 (BOE)
- Guía sobre el registro de jornada (Ministerio de Trabajo)
- La protección de datos en las relaciones laborales (AEPD)